Aplikasi Siklus Pengeluaran

APLIKASI SIKLUS PENGELUARAN

Ruang lingkup dan aktivitas bisnis siklus pengeluaran

Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Apakah tiga aktivitas bisnis dasar dalam siklus pengeluaran ?

a) Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

-Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

-MRP (material requirement planning)

Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

-JIT (just in time)

Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

b) Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.

Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:

-Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

1.Memutuskan apakah menerima pengiriman

2.Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian. Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

-Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembbayaran.

Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran.

Ruang Lingkup Siklus Pengeluaran

Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran :

1. Memesan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan.

Aktivitas utama pertama dalam siklus pengeluaran adalah memesan persediaan atau perlengkapan. Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

2. Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Menerima dan menyimpan barang, Perlengkapan dan jasa (layanan) :

Aktivitas bisnis utama kedua dalam siklus pengeluaran adalah penerimaan dan penyimpanan barang yang dipesan.
Keputusan-keputusan penting dan kebutuhan-kebutuhan informasi:
Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama: – Memutuskan apakah menerima pengiriman — Memeriksa jumlah dan kualitas barang
Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur
Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

3. Membayar barang, Perlengkapan dan jasa (layanan)

Aktivitas utama ketiga dalam siklus pengeluaran adalah menyetujui faktur penjualan dari vendor untuk pembayaran.

Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar
Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran

Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

Sistem tanpa voucher
Sistem Voucher

Prosedur Pemrosesan Informasi Siklus Pengeluaran

Prosedur pemrosesan informasi dimulai dari order, departemen manapun dapat menyerahkan permintaan untuk membeli barang, setelah permintaan disetujui system akan mencari file utama persediaan yang kemudian system akan membuat pesanan pembelian yang dikirim ke pemasok melalui EDI. Bagian penerimaan memiliki akses ke file pesanan pembelian yang belum diselesaikan agar bagian tersebut dapat merencanakan dan memverifikasi validitas pengiriman. Bagian utangusaha diberitahukan mengenai pesanan agar dapat merencanakan penundaan komitmen keuangan.

Departemen yang membuat permintaan pembelian juga diberitahukan bahwa permintaannya telah dijalankan. Para pemasok utama mengirimkan pemberitahuan secara elektronis mengenai kiriman yang akan sampai. Ketika pengiriman datang para pekerja area penerimaan menggunakan system pemrosesan permintaan untuk memverifikasi pesanan. Para pekerja area penerimaan memeriksa barang dan menggunakan terminal on-line untuk memasukkan nomor barang persediaan, jumlah dan nomor pesanan pembelian. Pada saat pengiriman barang ke gudang, bagian tempat penyimpanan persediaan memverifikasi jumlah barang yang dimasukkan dan memasukkan data ke sistem. Bagi para vendor yang memiliki perjanjian ERS, system tersebut secara otomatis akan menjadwalkan pembayaran sesuai syarat. Vendor lainnya mengirimkan faktur melalui EDI atau kadang dalam bentuk kertas yang akan dimasukkan ke system oleh staf administrasi utang usaha. Bagi pembelian perlengkapan atau jasa yang biasanya tidak melibatkan pesanan pembelian dan laporan, faktur dikirim ke supervisor untuk dimintakan persetujuan. Faktur yang telah disetujui kemudian disiapkan untuk pembayaran sesuai tanggal jatuh tempo.

Setelah meninjau ulang cek-cek dengan bundel vouchernya, kasir akan menandatanganinya. Cek-cek di atas jumlah tertentu juga membutuhkan tanda tangan bendahara. Setelah menandatanganinya, kasir kemudian mengirimkan cek dan pemberitahuan kiriman uangkepada para pemasok. Disarankan untuk membandingkan proses baru AOE dengan prosedur yang diikuti dalam sistem yang lama. Lampiran bab ini berisi bagan alir dan deskripsi narasi singkat mengenai sistem siklus pengeluaran lama AOE. Perbaikan utama yang harus diperhatikan adalah sebagai berikut :

1. Jumlah dokumen kertas yang harus diproses telah dikurangi.

2. Informasi yang lebih tepat waktu dan akurat memungkinkan AOE untuk

memanfaatkan diskon atas pembayaran awal faktur vendor.

3. Catatan persediaan lebih akurat dan tepat waktu.

4. Bagian gudang dan penerimaan dapat lebih baik merencanakan berbagai aktivitas.

5. Sistem tersebut membandingkan data yang dimasukkan bagian penerimaan dengan file

pesanan penjualan, sehingga dapat mendeteksi dan memfasilitasi perbaikan kesalahan

secara tepat waktu.

6. Laporan dan ukuran kinerja berbasis waktu, hingga meningkatkan kemampuan manajemen

aSubsistem Dalam Siklus Pengeluaran

aSiklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa. Dalam SIA siklus pengeluaran, paling tidak terdapat empat sub sistem yang harus dirancang, yaitu: sistem pembelian, system penerimaan barang, system voucher, dan system pengeluaran kas

Diagram Arus Data/dfd siklus pengeluaran